TOM4 INTEGRATIE PROJECT

DOEL - Het coördineren van de gehele integratie
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - Wekelijks overleg

UPDATE

DOEL - Volledige integratie voor 1 januari 2023
STATUS - Per onderdeel kijken hoe we samen sterk kunnen staan. 
WERKWIJZE - Tweewekelijkse sprint overleggen en zeswekelijkse koers overleggen.

UPDATE

• Een ICT-medewerker is aangenomen voor de helpdesk. Dirk Plug is gestart per 18 juli. 
• Per werkgroep nemen we als actiepunt mee een nieuwe indeling maken van de nieuwe SharePoint. Na integratie plaatsen we de huidige SharePoint in het archief en is er een bepaalde periode om over te zetten.

• We gaan over op een nieuwe telefooncentrale. Het doel is om een beter werkbaar systeem te krijgen dat onderling eenvoudig kan doorschakelen naar alle vaste nummers.We gaan over naar een gezamenlijk 0800 nummer, maar de huidige nummers van Ad Astra en Studywatchers blijven wel bereikbaar. De nieuwe centrale zal eerst bij YOEP worden geïnstalleerd (half augustus) en vervolgens ook bij Ad Astra en Studywatchers (begin september).
  

• UPDATE 28.07.2022
  Per 23 september 2022 komen de ZOOM licenties van YOEP te vervallen en gaan we als organisatie volledig over op MS Teams. De redenen hiervoor zijn dat we graag gezamenlijk dezelfde systemen willen gebruiken, MS Teams meer functionaliteiten heeft en dat de kosten voor ZOOM behoorlijk fors zijn. Bij Ad Astra | Studywatchers werken we al een lange periode intensief met MS Teams en zijn de ervaringen positief. Om ervoor te zorgen dat dit soepel zal verlopen gaat Fred een handleiding MS Teams maken en kunnen de teams bij de start begeleiding krijgen van collega’s die al ervaring hebben met het werken met MS Teams.

• UPDATE 16.08.2022
  9 augustus hebben we de eerste uitrol gedaan van de nieuwe (vaste) telefonie. Als na YOEP ook Ad Astra is ingeschakeld kunnen we onderling eenvoudig bellen, doorverbinden etc.

DOEL - Integratie van CRS voor 1 oktober 2022
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - Werkgroep verzamelt alle wensen en huidige werkwijzen van Ad Astra / Studywatchers en regelt CRS daarop in. Zilliz gaat volledig over naar CRS, een eventuele migratie van Overcast naar CRS wordt in goed overleg onderzocht om te zien wat daarin mogelijk zou zijn.

 UPDATE 01.08.2022

• Reinier Daals is toegevoegd aan de CRS groep, om zo te zorgen voor inbreng vanuit Ad Astra, naast alle info die al is opgehaald en nog opgehaald gaat worden.
• Een eerste export van alle cliënten is succesvol binnen gehaald naar een testomgeving van CRS.
• Een schat aan informatie is inmiddels al verzameld en staat bijna klaar om ingericht te worden, denk hierbij aan: locaties afdelingen (diensten) activiteiten, declaratievormen.
• Uitdagingen komen boven water, denk hierbij aan het overzetten van beschikkingen, Vecozo berichten,  al verbruikte tijd, het binnenhalen van dossiers uit SharePoint en het opdelen van beschikkingen.
• De werkgroep heeft een zeer korte lijn met programmeurs van CRS, om zo de migratie zo goed mogelijk te laten verlopen, eventueel met ondersteuning van aanpassingen aan het systeem.
• Vervolgstappen (een selectie):
1. Welke standaardbrieven en -sjablonen kunnen we van elkaar gebruiken? (vraag aan behandelaren / zorgmedewerkers)
2. Hoe kunnen we de administratieve last zoveel mogelijk beperken?
3. Hoe verwerken we zoveel mogelijk de huidige processen in het systeem?
4. Wat doen we met wat niet in CRS lijkt te kunnen?
5. Wat is er mogelijk om in CRS over te nemen vanuit Overcast?
6. Hoe trainen we alle nieuwe gebruikers?
7. Wat is een haalbare planning?

UPDATE 16.08.2022

• Planning: overstap is nu naar 1 november gezet, om dat de voorbereidingen en testen meer tijd kosten dan we dachten / hoopten
• na de overstap van Ad Astra naar CRS gaan we in stapjes alle bestaande cliënten een portal geven, zodat de communicatie, het geven van toestemmingen, het delen van verslagen etc. daar kan worden gedaan. De behandelaar bepaalt wat de cliënt in zijn/haar portal kan zien.
• We hebben inmiddels een groeiend inrichtingsdocument, met alle afdelingen, locaties, activiteit soorten,  kortom, alles wat we nodig hebben om CRS goed werkend in te richten
• Na de opeenvolgende vakanties pakken we de draad weer op, ondertussen verzamelen we alle gewenste functionaliteiten uit Zilliz en Overcast.

DOEL - Integratie op facilitair gebied voor 1 januari 2023
STATUS - waar mogelijk wordt al nauw samengewerkt door beide facilitaire afdelingen.
WERKWIJZE - waar mogelijk / nodig wordt al nauw samengewerkt door beide facilitaire afdelingen. 

UPDATE

• Amstelveen is vrijwel klaar voor zowel YOEP als Ad Astra 

DOEL - Integratie van HR werkzaamheden voor 1 januari 2023
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - Niet bekend

UPDATE

• Uitstaande vacature voor HR-medewerker ter ondersteuning tijdens de integratie. De eerste gesprekken hebben reeds plaatsgevonden.

DOEL - Integratie van de kwaliteitssystemen voor 1 januari 2023
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - Start oktober van integratie van de twee kwaliteitssystemen

UPDATE

DOEL - Integratie van de financiëleadministratiesystemen vanaf 1 januari 2023
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - regelmatig overleg met betrokken partijen

UPDATE

DOEL - Nog niet bekend
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - Tweewekelijks overleg

UPDATE

• Ad Astra website geupdate samenwerking YOEP

DOEL - Integratie op het moment volledig gebruik CRS
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - Nog niet bekend

UPDATE

• De aanmeldteams zijn bijeengekomen en hebben de werkwijzen naast elkaar gelegd. Met CRS als onderliggend systeem gaan we kijken hoe we samen sterk kunnen staan, zodat cliënten strakjes naar 1 aanmeldpunt gaan.

DOEL - Integratie op het moment volledig gebruik CRS
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - Nog niet bekend

UPDATE

DOEL - Integratie voor januari 2023
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - Nog niet bekend

UPDATE

• De secretariaten en recepties zijn bijeen gekomen om de werkwijzen naast elkaar te leggen. Als eerste stap gaan de secretariaten van YOEP in de vakantietijd de telefoon voor Ad Astra aannemen.
• Er wordt gekeken naar (vaste) telefonie, zodat we ook voor elkaar kunnen opnemen en doorschakelen.

UPDATE 16.08.2022

• 9 augustus hebben we de eerste uitrol gedaan van de nieuwe (vaste) telefonie. Als na YOEP ook Ad Astra is ingeschakeld kunnen we onderling eenvoudig bellen, doorverbinden etc.