TOM4
HET PROJECT EN UPDATES

TOM4 INTEGRATIE PROJECT

Om de intregratie tussen de betreffende YOEP en Ad Astra afdelingen zo soepel mogelijk te laten verlopen is het TOM4-project in het leven geroepen. TOM4 staat voor TOEKOMST, ORGANISATIE en MEDEWERKERS. 

We vinden het belangrijk om de integratie zo soepel mogelijk te laten verlopen en om collega’s hier zo veel mogelijk bij te betrekken. Op deze pagina lees je alle updates over het project en de werkgroepen.

NIEUWSUPDATE

De meest recente updates over het project

Na de zomervakantie gaan we een voorzichtige start maken met de integratie van onze inhoudelijke teams. We merken dat er al onderling behoorlijk wat lijntjes lopen en dat er behoefte is vanuit de inhoud om betrokken te gaan worden bij het integratieproces. Daarom zullen Priscilla en Pieter na de schoolvakantie een oproep gaan doen aan collega’s die dit leuk vinden om met elkaar over de eerste onderwerpen in gesprek te gaan. Van daaruit zullen dan vanzelf vervolgacties en werkgroepen gaan ontstaan. We willen zorgen dat het een diverse groep gaat worden van uit onze verschillende diensten en teams.

We houden jullie via deze pagina graag op de hoogte!

Pieter van der Breggen - 28.07.2022

TOM4 WerkGROEPEN

TOM4

STUURGROEP
Marije Veen
Simon van den Brekel
Priscilla Zijlmans
Pieter van der Breggen

TOM4

WERKGROEP
Fred Kofman
Reinier Daals
Suzanne Mooren
Priscilla Zijlmans
Pieter van der Breggen

ICT

WERKGROEP
Pieter van der Bregen

Daan Loeff
Reinier Daals
Fred Kofman

CRS

WERKGROEP
Fred Kofman
Corin Sieg
Reinier Daals

FACILITAIR

WERKGROEP
Pieter van der Breggen

Lucy van Zeijl
Fred Kofman

HR

WERKGROEP
Priscilla Zijlmans
Ilse Put
Audrey de Jong
Marije Boele
Annelies Verstegen

KWALITEIT

WERKGROEP
Priscilla Zijlmans
Els Steenman

FINANCIËLE ADMINISTRATIE

WERKGROEP
Suzanne Mooren

Alexandra Hasselman
Annette Bosman
Ingrid Vredegoor
Reinier Daals

COMMUNICATIE

WERKGROEP
Marije Veen

Fleur Langerak
Annelies Verstegen

AANMELDINGEN

WERKGROEP
Reinier Daals
Pascalle Kleiweg
Lisette Toebes
Fred Kofman

CLIËNTADMINISTRATIE

WERKGROEP
Reinier Daals
Pascalle Kleiweg
Lisette Toebes
Fred Kofman

SECRETARIAAT

WERKGROEP
Reinier Daals

Saskia van Achthoven
Iris van den Berg
Fred Kofman

UPDATE PER WERkGROEP

TOM4

DOEL - Het coördineren van de gehele integratie
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - Wekelijks overleg

UPDATE

ICT

DOEL - Volledige integratie voor 1 januari 2023
STATUS - Per onderdeel kijken hoe we samen sterk kunnen staan. 
WERKWIJZE - Tweewekelijkse sprint overleggen en
zeswekelijkse koers overleggen.

UPDATE

  • Een ICT-medewerker is aangenomen voor de helpdesk. Dirk Plug is gestart per 18 juli. 
  • Per werkgroep nemen we als actiepunt mee een nieuwe indeling maken van de nieuwe SharePoint. Na integratie plaatsen we de huidige SharePoint in het archief en is er een bepaalde periode om over te zetten.
  • We gaan over op een nieuwe telefooncentrale. Het doel is om een beter werkbaar systeem te krijgen dat onderling eenvoudig kan doorschakelen naar alle vaste nummers.We gaan over naar een gezamenlijk 0800 nummer, maar de huidige nummers van Ad Astra en Studywatchers blijven wel bereikbaar. De nieuwe centrale zal eerst bij YOEP worden geïnstalleerd (half augustus) en vervolgens ook bij Ad Astra en Studywatchers (begin september).

  • UPDATE 28.07.2022
    Per 23 september 2022 komen de ZOOM licenties van YOEP te vervallen en gaan we als organisatie volledig over op MS Teams. De redenen hiervoor zijn dat we graag gezamenlijk dezelfde systemen willen gebruiken, MS Teams meer functionaliteiten heeft en dat de kosten voor ZOOM behoorlijk fors zijn. Bij Ad Astra | Studywatchers werken we al een lange periode intensief met MS Teams en zijn de ervaringen positief. Om ervoor te zorgen dat dit soepel zal verlopen gaat Fred een handleiding MS Teams maken en kunnen de teams bij de start begeleiding krijgen van collega’s die al ervaring hebben met het werken met MS Teams.

  • UPDATE 16.08.2022
    9 augustus hebben we de eerste uitrol gedaan van de nieuwe (vaste) telefonie. Als na YOEP ook Ad Astra is ingeschakeld kunnen we onderling eenvoudig bellen, doorverbinden etc.

CRS

DOEL - Integratie van CRS voor 1 oktober 2022
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - Werkgroep verzamelt alle wensen en huidige werkwijzen van Ad Astra / Studywatchers en regelt CRS daarop in. Zilliz gaat volledig over naar CRS, een eventuele migratie van Overcast naar CRS wordt in goed overleg onderzocht om te zien wat daarin mogelijk zou zijn.

 UPDATE 01.08.2022

  • Reinier Daals is toegevoegd aan de CRS groep, om zo te zorgen voor inbreng vanuit Ad Astra, naast alle info die al is opgehaald en nog opgehaald gaat worden.
  • Een eerste export van alle cliënten is succesvol binnen gehaald naar een testomgeving van CRS.
  • Een schat aan informatie is inmiddels al verzameld en staat bijna klaar om ingericht te worden, denk hierbij aan: locaties afdelingen (diensten) activiteiten, declaratievormen.
  • Uitdagingen komen boven water, denk hierbij aan het overzetten van beschikkingen, Vecozo berichten,  al verbruikte tijd, het binnenhalen van dossiers uit SharePoint en het opdelen van beschikkingen.
  • De werkgroep heeft een zeer korte lijn met programmeurs van CRS, om zo de migratie zo goed mogelijk te laten verlopen, eventueel met ondersteuning van aanpassingen aan het systeem.
  • Vervolgstappen (een selectie):
    1. Welke standaardbrieven en -sjablonen kunnen we van elkaar gebruiken? (vraag aan behandelaren / zorgmedewerkers)
    2. Hoe kunnen we de administratieve last zoveel mogelijk beperken?
    3. Hoe verwerken we zoveel mogelijk de huidige processen in het systeem?
    4. Wat doen we met wat niet in CRS lijkt te kunnen?
    5. Wat is er mogelijk om in CRS over te nemen vanuit Overcast?
    6. Hoe trainen we alle nieuwe gebruikers?
    7. Wat is een haalbare planning?

UPDATE 16.08.2022

  • Planning: overstap is nu naar 1 november gezet, om dat de voorbereidingen en testen meer tijd kosten dan we dachten / hoopten
  • na de overstap van Ad Astra naar CRS gaan we in stapjes alle bestaande cliënten een portal geven, zodat de communicatie, het geven van toestemmingen, het delen van verslagen etc. daar kan worden gedaan. De behandelaar bepaalt wat de cliënt in zijn/haar portal kan zien.
  • We hebben inmiddels een groeiend inrichtingsdocument, met alle afdelingen, locaties, activiteit soorten,  kortom, alles wat we nodig hebben om CRS goed werkend in te richten
  • Na de opeenvolgende vakanties pakken we de draad weer op, ondertussen verzamelen we alle gewenste functionaliteiten uit Zilliz en Overcast.

FACILITAIR

DOEL - Integratie op facilitair gebied voor 1 januari 2023
STATUS - waar mogelijk wordt al nauw samengewerkt door beide facilitaire afdelingen.
WERKWIJZE - waar mogelijk / nodig wordt al nauw samengewerkt door beide facilitaire afdelingen. 

UPDATE

  • Amstelveen is vrijwel klaar voor zowel YOEP als Ad Astra 

HR

DOEL - Integratie van HR werkzaamheden voor 1 januari 2023
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - Niet bekend

UPDATE

  • Uitstaande vacature voor HR-medewerker ter ondersteuning tijdens de integratie. De eerste gesprekken hebben reeds plaatsgevonden.

KWALITEIT

DOEL - Integratie van de kwaliteitssystemen voor 1 januari 2023
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - Start oktober van integratie van de twee kwaliteitssystemen

UPDATE

FINANCIËLE ADMINISTRATIE

DOEL - Integratie van de financiëleadministratiesystemen vanaf 1 januari 2023
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - regelmatig overleg met betrokken partijen

UPDATE

COMMUNICATIE

DOEL - Nog niet bekend
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - Tweewekelijks overleg

UPDATE

  • Ad Astra website geupdate samenwerking YOEP

AANMELDINGEN

DOEL - Integratie op het moment volledig gebruik CRS
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - Nog niet bekend

UPDATE

  • De aanmeldteams zijn bijeengekomen en hebben de werkwijzen naast elkaar gelegd. Met CRS als onderliggend systeem gaan we kijken hoe we samen sterk kunnen staan, zodat cliënten strakjes naar 1 aanmeldpunt gaan.

CLIËNTADMINISTRATIE

DOEL - Integratie op het moment volledig gebruik CRS
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - Nog niet bekend

UPDATE

SECRETARIAAT

DOEL - Integratie voor januari 2023
STATUS - G
estart
WERKWIJZE - Nog niet bekend

UPDATE

  • De secretariaten en recepties zijn bijeen gekomen om de werkwijzen naast elkaar te leggen. Als eerste stap gaan de secretariaten van YOEP in de vakantietijd de telefoon voor Ad Astra aannemen.
  • Er wordt gekeken naar (vaste) telefonie, zodat we ook voor elkaar kunnen opnemen en doorschakelen.

UPDATE 16.08.2022

  • 9 augustus hebben we de eerste uitrol gedaan van de nieuwe (vaste) telefonie. Als na YOEP ook Ad Astra is ingeschakeld kunnen we onderling eenvoudig bellen, doorverbinden etc.
Deze website maakt gebruik van cookies

Deze website gebruikt cookies en verzamelt daarmee informatie over het gebruik van de website om deze te analyseren en om er voor te zorgen dat je voor jou relevante informatie en advertenties te zien krijgt. Door hiernaast op akkoord te klikken, geef je aan akkoord te zijn met het gebruik van cookies en het verzamelen van informatie  door ons en door derden.

Akkoord
Niet akkoord