TOM4 INTEGRATIE PROJECT

DOEL - Het coördineren van de gehele integratie
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - Wekelijks overleg

UPDATE 11.10.2022

• De gemeente MH is akkoord met één AGB code. Fred is in contact met gemeente om alle operationele zaken in gang te zetten (= overzetten beschikkingen).
• Gemeente HL verwachten we volgende week een akkoord.

DOEL - Volledige integratie voor 1 januari 2023
STATUS - Per onderdeel kijken hoe we samen sterk kunnen staan. 
WERKWIJZE - Tweewekelijkse sprint overleggen en zeswekelijkse koers overleggen.

UPDATE

• Een ICT-medewerker is aangenomen voor de helpdesk. Dirk Plug is gestart per 18 juli. 
• Per werkgroep nemen we als actiepunt mee een nieuwe indeling maken van de nieuwe SharePoint. Na integratie plaatsen we de huidige SharePoint in het archief en is er een bepaalde periode om over te zetten.

• We gaan over op een nieuwe telefooncentrale. Het doel is om een beter werkbaar systeem te krijgen dat onderling eenvoudig kan doorschakelen naar alle vaste nummers.We gaan over naar een gezamenlijk 0800 nummer, maar de huidige nummers van Ad Astra en Studywatchers blijven wel bereikbaar. De nieuwe centrale zal eerst bij YOEP worden geïnstalleerd (half augustus) en vervolgens ook bij Ad Astra en Studywatchers (begin september).

UPDATE 28.07.2022
Per 23 september 2022 komen de ZOOM licenties van YOEP te vervallen en gaan we als organisatie volledig over op MS Teams. De redenen hiervoor zijn dat we graag gezamenlijk dezelfde systemen willen gebruiken, MS Teams meer functionaliteiten heeft en dat de kosten voor ZOOM behoorlijk fors zijn. Bij Ad Astra | Studywatchers werken we al een lange periode intensief met MS Teams en zijn de ervaringen positief. Om ervoor te zorgen dat dit soepel zal verlopen gaat Fred een handleiding MS Teams maken en kunnen de teams bij de start begeleiding krijgen van collega’s die al ervaring hebben met het werken met MS Teams.

UPDATE 16.08.2022
9 augustus hebben we de eerste uitrol gedaan van de nieuwe (vaste) telefonie. Als na YOEP ook Ad Astra is ingeschakeld kunnen we onderling eenvoudig bellen, doorverbinden etc.

UPDATE 27.10.2022
Vanaf nu bestellen we alleen nog maar Windows laptops.Daarbij wel als kanttekening dat ze van een duurder segment zijn en op het gebied van snelheid, gewicht en betrouwbaarheid vergelijkbaar zijn met de Apple Mac Books die YOEP op het moment gebruikt.

De belangrijkste redenen:

• Lagere prijzen accessoires
• Betere compatibiliteit met Microsoft programma’s
• Minder ‘dure’ uitstraling richting cliënten en externe partijen

Uiteraard blijven we de huidige apparatuur gewoon gebruiken zolang het voldoet.

DOEL - Integratie van CRS voor 1 oktober 2022
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - Werkgroep verzamelt alle wensen en huidige werkwijzen van Ad Astra / Studywatchers en regelt CRS daarop in. Zilliz gaat volledig over naar CRS, een eventuele migratie van Overcast naar CRS wordt in goed overleg onderzocht om te zien wat daarin mogelijk zou zijn.

 UPDATE 01.08.2022

• Reinier Daals is toegevoegd aan de CRS groep, om zo te zorgen voor inbreng vanuit Ad Astra, naast alle info die al is opgehaald en nog opgehaald gaat worden.
• Een eerste export van alle cliënten is succesvol binnen gehaald naar een testomgeving van CRS.
• Een schat aan informatie is inmiddels al verzameld en staat bijna klaar om ingericht te worden, denk hierbij aan: locaties afdelingen (diensten) activiteiten, declaratievormen.
• Uitdagingen komen boven water, denk hierbij aan het overzetten van beschikkingen, Vecozo berichten,  al verbruikte tijd, het binnenhalen van dossiers uit SharePoint en het opdelen van beschikkingen.
• De werkgroep heeft een zeer korte lijn met programmeurs van CRS, om zo de migratie zo goed mogelijk te laten verlopen, eventueel met ondersteuning van aanpassingen aan het systeem.
• Vervolgstappen (een selectie):
1. Welke standaardbrieven en -sjablonen kunnen we van elkaar gebruiken? (vraag aan behandelaren / zorgmedewerkers)
2. Hoe kunnen we de administratieve last zoveel mogelijk beperken?
3. Hoe verwerken we zoveel mogelijk de huidige processen in het systeem?
4. Wat doen we met wat niet in CRS lijkt te kunnen?
5. Wat is er mogelijk om in CRS over te nemen vanuit Overcast?
6. Hoe trainen we alle nieuwe gebruikers?
7. Wat is een haalbare planning?

UPDATE 16.08.2022

• Planning: overstap is nu naar 1 november gezet, om dat de voorbereidingen en testen meer tijd kosten dan we dachten / hoopten
• na de overstap van Ad Astra naar CRS gaan we in stapjes alle bestaande cliënten een portal geven, zodat de communicatie, het geven van toestemmingen, het delen van verslagen etc. daar kan worden gedaan. De behandelaar bepaalt wat de cliënt in zijn/haar portal kan zien.
• We hebben inmiddels een groeiend inrichtingsdocument, met alle afdelingen, locaties, activiteit soorten,  kortom, alles wat we nodig hebben om CRS goed werkend in te richten
• Na de opeenvolgende vakanties pakken we de draad weer op, ondertussen verzamelen we alle gewenste functionaliteiten uit Zilliz en Overcast.

UPDATE 8.09.2022

• Na overleg met betrokken gemeenten is besloten dat Ad Astra op 1 -1 -2023 overgaat naar CRS. Dat geeft ons ook meer tijd voor inregelen, testen, trainen

UPDATE 11.10.2022

• De planning op hoofdlijnen voor de rest van het jaar is bekend
• Per 21 december 12:00 gaat de stekker tijdelijk uit CRS voor de migratie

UPDATE 13.10.2022

• Op woensdag 21 december zal om 12 uur CRS worden gesloten (ook voor YOEP) en daarna worden actuele cliënten van Zilliz geïmporteerd. Vanaf donderdag 22 december kan iedereen werken vanuit CRS, dus ook voor de cliënten uit Zillz. De documenten worden vanaf dat moment toegevoegd. Het kan voorkomen dat er nog dossiers zijn waar geen documenten aan gekoppeld zijn. Verder zijn de Ad Astra en Studywatchers IP adressen in CRS gezet, zodat je op die plekken geen twee factor authenticatie meer hoeft te gebruiken. De CRS trainingsdagen voor Ad Astra en Studywatchers vinden plaats op 13, 14 en 15 december. Meer informatie volgt per e-mail.  

DOEL - Integratie op facilitair gebied voor 1 januari 2023
STATUS - Werkgroep overleg gaat starten per 21 september 2022
WERKWIJZE - waar mogelijk / nodig wordt al nauw samengewerkt door beide facilitaire afdelingen. 

UPDATE - 1.09.2022

• Amstelveen is vrijwel klaar voor zowel YOEP als Ad Astra 
• Er komt prioriteit te liggen bij het bewerkstelligen van kostenbesparing door gezamenlijk inkoop
• Doordat we gebruik kunnen maken van elkaars locatie, hebben we inmiddels onze locaties in Rijswijk en Bodegraven op kunnen zeggen.

DOEL - Integratie van HR werkzaamheden voor 1 januari 2023
STATUS - De eerst werkgroep bijeenkomst heeft 1 september plaatsgevonden. Vanaf nu vindt er tweewekelijks een werkgroep overleg plaats.
WERKWIJZE - Niet bekend

UPDATE - 1.9.2022

• Veel operationele zaken worden al met elkaar afgestemd (balansregeling, werkwijze LFB, reiskosten, etc.)
• Als eerste zullen we een systeem moeten vinden om gezamenlijk de personeelsadministratie in te gaan bijhouden. Op korte termijn zullen we hiervoor eerst in gesprek gaan met Exact.

UPDATE - 15.9.2022

• De coördinatie van TOM 4 HR is overgenomen door Pieter.

UPDATE - 11.10.2022

• We gaan werken met Exact HR. https://www.exact.com/nl/producten/hr en Exact salaris.
• YOEP werkt nu in ABC Payroll en alle gegevens moeten dus worden overgezet, dit gaat een flinke klus worden die voor december klaar moet zijn.
• In december gaan we de lonen schaduw draaien, zodat we zeker weten dat de juiste loonstroken uit het nieuwe systeem zullen komen.

DOEL - Integratie van de kwaliteitssystemen voor 1 januari 2023
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - Start oktober van integratie van de twee kwaliteitssystemen

UPDATE 01.09.2022
Intussen is Els druk bezig met het leren kennen van het kwaliteitssysteem van YOEP.  De interne audits hebben reeds plaatsgevonden en in week 37 zal de externe audit van YOEP plaatsvinden.

Ad Astra is in juni met vlag en wimpel geslaagd voor hun externe audit. Vanaf oktober gaan Els en Priscilla samen aan de slag om deze systemen van YOEP en Ad Astra te integreren. Het is ons doel om één handboek te handteren voor beide partijen. Ook zullen we één certificeerder aan onze organisatie verbinden.

UPDATE 09.11.2022
We zijn gestart. Inmiddels zijn Els en Priscilla druk bezig met het ontwikkelen van een nieuw handboek. Deze zal net als de huidige versies te vinden zijn op Sharepoint. Daarnaast zijn we met de verschillende aandachtsfunctionarissen bezig om de processen samen te voegen. Ook hebben we een offerte aangevraagd bij Dekra, de certificeerder van YOEP. We denken dat zij goed passen bij onze nieuwe organisatie. 

DOEL - Integratie van de financiëleadministratiesystemen vanaf 1 januari 2023
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - Regelmatig overleg met de werkgroep

UPDATE 8.9.2022

• De werkgroep is aan het inventariseren hoe de gezamenlijke werkwijze van Yoep en Ad Astra er uit gaat zien na implementatie van CRS en Exact online.
• Yoep en Ad Astra gaan vanaf 2023 beide met het boekhoudprogramma Exact online werken. De komende weken worden deze administraties op elkaar afgestemd.
• De nieuwe rapportages worden in kaart gebracht en op welke manier de informatie kan worden gegenereerd met CRS en Exactie online.

UPDATE 11.10.2022

• Er wordt momenteel een vacature voor een financiëel medewerker opgesteld.

UPDATE 27.10.2022

• Ineke van der Breggen is gestart als boekhouder voor tijdelijke invulling na het vertrek van Alexandra.
• Annette Bosman werkt tijdelijk fulltime om het gat van de Clientenadministratie op te vangen. 
• Volgende week woensdag vinden de eerste drie gesprekken met kandidaten plaats die de positie van financieel medewerker in kunnen vullen. 

DOEL - Het integreren van alle communicatie
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - Twee wekelijks overleg

UPDATE 11.10.2022

• Op de homepages van YOEP en Ad Astra zijn er items geplaatst over de samenwerking
• De huidige situatie met betrekking tot communicatie, de markt en concurrentie is in kaart gebracht. Op basis van deze situatie is er een voorstel gemaakt voor de nieuwe uitingen. 
• Wanneer er meer duidelijkheid is over de nieuwe vorm en de gewenste stijl, dan zullen er verder plannen worden gemaakt voor eventuele promotie en het verder samenvoegen van de communicatie.

UPDATE 27.10.2022

• Annelies en Fleur stellen momenteel een enquête op waarbij medewerkers kunnen meedenken met de nieuwe communicatiestijl. Het is de verwachting om deze in de eerste of de tweede week na de herfstvakantie uit te sturen.
• De posts van Ad Astra worden vanaf nu ook gedeeld op de LinkedIn van YOEP.
• De eerste kennismaking met een webdesigner heeft reeds plaatsgevonden. Het idee is uitgezet om een volledig nieuwe website te laten bouwen door een externe partij. Hierbij bevinden we ons momenteel in de oriëntatiefase. Het is de bedoeling om met vier partijen kennis te maken en een offerte op te vragen. Hierna zal, afhankelijk van het budget, de strategie worden bepaald ten opzichte van de website. 

UPDATE 9.11.2022

• Op dinsdag 1 november is er een enquête naar alle medewerkers gestuurd met de vraag om mee te denken over het samenvoegen van de communicatie van YOEP en Ad Astra.
• De offertes van de webdesigners zijn ontvangen. Naar aanleiding van de uitslag van de enquête zal er een analyse worden gemaakt van de wensen en een keuze worden gemaakt voor een bureau. 

UPDATE 17.11.2022

• De uitslag van de enquête is bekend en verwerkt en zal op 28 november besproken worden in een overleg van het kernteam. Tijdens dit overleg zullen er een aantal beslissingen genomen en hiermee kan ons team aan de slag! 

DOEL - Integratie op het moment volledig gebruik CRS
STATUS - De eerste sessie heeft plaatsgevonden  
WERKWIJZE - De aanmeldteams van Yoep en Ad Astra kijken samen naar hoe we naar een gezamenlijke aanmeldstroom gaan

UPDATE

• De aanmeldteams zijn bijeengekomen en hebben de werkwijzen naast elkaar gelegd. Met CRS als onderliggend systeem gaan we kijken hoe we samen sterk kunnen staan, zodat cliënten strakjes naar 1 aanmeldpunt gaan.

UPDATE 11.10.2022

• De eerste sessie heeft plaatsgevonden.
• Werkgroepleden krijgen een CRS workshop
• Er worden voorstellen uitgewerkt die eerst nog langs de inhoudelijke collega’s zullen gaan

DOEL - Integratie op het moment volledig gebruik CRS
STATUS -  volgend overleg in derde week van september
WERKWIJZE - werkgroep bekijkt hoe we alle functionaliteiten, die nu in Zilliz zitten, ondergebracht kunnen worden in CRS of andere systemen

UPDATE 11.10.2022

• Annette gaat bij Ilse meekijken in CRS en werkzaamheden op elkaar afstemmen

DOEL - Integratie voor januari 2023
STATUS -  2 november eerste overleg gehad en op 23 november staat het volgende overleg gepland
WERKWIJZE - de werkwijze van Yoep en Ad Astra wordt met elkaar vergeleken en in samenspraak wordt de toekomstige werkwijze opgesteld  

UPDATE

• De secretariaten en recepties zijn bijeen gekomen om de werkwijzen naast elkaar te leggen. Als eerste stap gaan de secretariaten van YOEP in de vakantietijd de telefoon voor Ad Astra aannemen.
• Er wordt gekeken naar (vaste) telefonie, zodat we ook voor elkaar kunnen opnemen en doorschakelen.

UPDATE 16.08.2022

• 9 augustus hebben we de eerste uitrol gedaan van de nieuwe (vaste) telefonie. Als na YOEP ook Ad Astra is ingeschakeld kunnen we onderling eenvoudig bellen, doorverbinden etc.

DOEL - Samen een passende vorm vinden voor de zelforganisatie van YOEP en Ad Astra
STATUS -  Gestart. Op dit moment worden we door Peoples geholpen met de theorie en zijn we aan het oefenen met alle principes uit S3.
WERKWIJZE - We hebben een rolnominatie gedaan voor de teamcoach en de ambassadeur zelforganisatie, met deze collega’s willen we een plan van aanpak maken voor de uitrol binnen de teams. 

UPDATE 27.10.2022
De rolhouders zijn genomineerd. Het Trello bord is aangemaakt. We gaan beginnen!

UPDATE 9.11.2022
We zitten nu regelmatig bij elkaar en met de ondersteuning van Peoples doorlopen we de theorie omtrent een zelforganisatie. De eerste oefening met betrekking tot het opstellen van een driver en het stemmen is achter de rug. Volgende week gaan we aan de slag met het concreet maken van het projectplan. Hierbij zullen we inzoomen op de rollen van de werkgroep en de taak die wij hebben richting de organisatie.

Wil je al meer weten over de theorie? Schroom niet en vraag gerust een collega uit de werkgroep om je er iets meer over te vertellen!

UPDATE 22.11.2022
Op woensdag 16 november kwamen we als kartrekkers zelforganisatie en teamcoaches van YOEP en Ad Astra weer bij elkaar voor een sessie. Hierin hebben we voor het eerst, middels stemmen, een rol verdeeld. Voor sommige collega’s nog nieuw, voor andere collega’s een goede opfrisser. Het was wat wennen maar het wordt over het algemeen gezien als een positieve ervaring.

De komende tijd gaan we aan de slag met de vragen die spelen rondom de declarabiliteit i.c.m. het aannemen van rollen binnen de zelforganisatie. Dit voelt soms nog wat abstract of onhaalbaar/onrealistisch. We gaan hier samen naar kijken met als doel dit zo helder mogelijk te krijgen voor alle medewerkers van YOEP/Ad Astra. 

DOEL - Input vragen op integratie vraagstukken van inhoudelijke collega’s door directie
STATUS - Gestart
WERKWIJZE - 3 wekelijks teams overleg van 60 min

UPDATE 1.11.2022

• De eerste bijeenkomst heeft plaatsgevonden